První věc, kterou je třeba vyřešit, než začneme s převodem, jsou závazky družstva, neboť dům ani pozemek nesmí být zatížen zástavou. S tím souvisí splacení anuity jednotlivých členů družstva, protože úvěry, kterými může být dům zatížen, jsou spláceny z této anuity. Jde tedy o to, aby byla většina anuit zaplacena nebo těsně před splacením.
Poté by se měla celá záležitost prodiskutovat na členské schůzi družstva, říci si pro a proti a o převodu hlasovat. K přijetí rozhodnutí je zapotřebí nadpoloviční většina přítomných. Stanovy však mohou určit jiný poměr hlasů. Kromě hlasování na členské schůzi musí nadpoloviční většina členů vyjádřit svůj souhlas také písemně. Nejjednodušší je, aby se členové podepsali na jednu listinu vyjadřující jejich souhlas, která jim bude předložena na členské schůzi.
Prohlášení vlastníka
Pokud družstvo rozhodlo, že se byty budou jednotlivým členům – nájemníkům převádět do OV, nechá se vypracovat prohlášení vlastníka budovy. Jedná se o právní úkon, kterým vlastník budovy (v tomto případě družstvo) určuje prostorově vymezené části budovy, které se stanou jednotkami a společnými částmi domu. K tomu je zapotřebí nechat projektantem zaměřit skutečný stav všech bytových i nebytových jednotek a společných prostor. Jako jednotka nemůže být vymezen prostor, který nebyl kolaudován jako byt či nebytový prostor nebo u něj nebyla provedena příslušná změna užívání podle stavebního zákona. Některé projekční kanceláře vám vypracují prohlášení vlastníka kompletně se všemi zákonnými náležitostmi, což lze doporučit. Prohlášení vlastníka se podá na katastr nemovitostí a vyčká se na jeho zapsání, což může trvat až 3 měsíce.
Smlouvy o převodu jednotek
Mezitím, co katastr nemovitostí vyřizuje vklad prohlášení vlastníka, je vhodné začít připravovat návrhy smluv na převod jednotek do osobního vlastnictví. Opět je zde vhodné nechat si smlouvy připravit zkušenou projekční kanceláří či právníkem, neboť i pouze formální vada smlouvy může být důvodem pro zamítnutí návrhu na její vklad do katastru nemovitostí.
Vznik společenství vlastníků jednotek
Zde lze rozlišit 2 situace vzhledem k tomu, zda se jedná o tzv. „staré bytové družstvo“, tedy družstvo, které bylo původním vlastníkem budovy a byl mu např. poskytnut úvěr na výstavbu domu (obvykle SBD), nebo tzv. „nové bytové družstvo“ vzniklé privatizací od jiného původního vlastníka (obec, fyzická osoba atd.). U starých bytových družstev vzniká společenství vlastníků bytových jednotek (SVJ) až ve chvíli, kdy bylo převedeno tolik jednotek, že podíl družstva na bytovém domě je méně než čtvrtinový. Do té doby plní funkci správce domu družstvo. U převodu bytů z nových bytových družstev vzniká SVJ již převodem druhé jednotky.
První schůzi společenství vlastníků svolává družstvo, musí se konat do 60 dnů za přítomnosti notáře a schvalují se na ní stanovy a volí se orgány společenství. SVJ se zapisuje do příslušného obchodního rejstříku. SVJ je způsobilé vykonávat práva a zavazovat se pouze ve věcech spojených se správou, provozem a opravami společných částí domu, popřípadě vykonávat činnosti související s provozováním společných částí domu, které slouží i jiným fyzickým nebo právnickým osobám (např. pronajaté nebytové prostory).
Likvidace družstva
Po převodu do osobního vlastnictví dochází k situaci, že někteří členové družstva (ti převedení) jsou zároveň členy společenství vlastníků i družstva. O všech společných záležitostech se tedy musí rozhodnout nejprve na schůzi družstva, přičemž za družstvo je pak na shromáždění SVJ uplatněn hlas dle jeho podílu na bytovém domě. Likvidace družstva je proto zcela logický úkon poté, co jsou převedeny do osobního vlastnictví všechny jednotky. Likvidační zůstatek se rozdělí mezi členy družstva nebo se mohou dohodnout, že jej převedou do fondu oprav v SVJ.
Kolik stojí převod do OV?
U starých bytových družstev je převod do OV bezúplatným úkonem, zatímco u nových bytových družstev se jedná o převod oproti již zmíněné splacené anuitě. Ani jeden typ převodu však nepodléhá dani z převodu nemovitostí. Co se týče ostatních nákladů, hradí se zpracování prohlášení vlastníka, vypracování smluv a kolky za vklad jednotek do katastru. Celý proces je náročný spíše organizačně a časově. O jeho hladký průběh by se mělo postarat představenstvo družstva.