Praha - Každý účetní dobře ví, že zákon o účetnictví ukládá povinnost účtovat na základě účetních dokladů. Tyto doklady musí splňovat předepsané náležitosti. Jen účetnictví vedené podle takovýchto dokladů je průkazné. K běžně používaným dokladům patří faktura. I když obchodní právo tento pojem nezná, v praxi se s ním setkáváme naprosto běžně. Oficiálně ovšem není třeba příslušný doklad slovem faktura označovat, můžeme se setkat místo toho s pojmem vyúčtování nebo s fakturou ve formě dobře stylizovaného dopisu. Jak ale má faktura či podobné dokumenty vypadat?
Jak má správně vypadat faktura a daňový doklad?
Běžně se účetní doklad neboli faktura vyhotovuje ve dvou provedeních, originál je určen pro odběratele, kopii si ponechává výstavce. Náležitostí, které takový doklad musí ze zákona splňovat, je hned několik.
- Označení účetního dokladu znamená uvést na dokladu jeho název (např. faktura, příjmový pokladní doklad atd.). Dále pro každý druh dokladu vytvoříme číselnou řadu. Pro faktury vydané třeba FV2009/n, kde n je pořadové číslo faktury. Smyslem je rychlá identifikace dokladu.
- Označení účastníků účetního případu a popis obsahu účetního případu – tzn. název a sídlo firmy (právnické osoby) nebo jméno, příjmení a místo podnikání fyzické osoby. Popis obsahu účetního případu vyjadřuje, za co se platí, co se fakturuje apod.
- Peněžní částka nebo údaj o ceně za jednotku a uvedené množství
- Okamžik vyhotovení účetního dokladu – jedná se o okamžik (den), kdy byl doklad vyhotoven.Tento okamžik může být shodný s okamžikem uskutečnění účetního případu.
- Okamžikem uskutečnění účetního případu je okamžik (den), kdy dojde ke splnění dodávky, k prodeji, k platbě apod.Například na faktuře datum uskutečnění je den prodeje (vyskladnění) zboží. Datum vyhotovení dokladu může být stejné nebo pozdější. Tato dvě data se mohou různit
- Podpisy odpovědných osob
Uvedené náležitosti účetních dokladů jsou podle zákona o účetnictví úplné. Přesto je vhodné na účetních dokladech uvádět (a tak se to v praxi také většinou děje) razítko firmy.
Splatnost faktury
Ze zákona není stanovena lhůta pro splatnost faktury. Obvyklá doba splatnosti však činí 14 dní. Může to být ale doba kratší i delší. Z právního pohledu je faktura podkladem pro zaplacení. Tím ovšem není zpochybněno právo věřitele na zaplacení a na případné úroky z prodlení. Chcete-li však uplatňovat úroky z prodlení při nedodržení splatnosti, je vhodné mít toto písemně sjednáno ve smlouvě (včetně výše úroků). Není-li výše úroků smluvně sjednána, vychází se z úroků v zákonné výši, platných pro občansko-právní vztahy.
Daňový doklad
Protože většina firem je plátcem daně z přidané hodnoty, je kromě účetních dokladů nutné vystavovat také doklady daňové, které dokládají vznik daňové povinnosti v určité výši k určitému okamžiku. V praxi se setkáváme s běžným nebo zjednodušeným daňovým dokladem. Tyto doklady musí kromě náležitostí účetních dokladů obsahovat také další náležitosti, mezi které se řadí následující:
- Přesné označení prodávajícího i kupujícího včetně daňového identifikačního čísla
- Evidenční číslo dokladu
- Datum vystavení dokladu – daňový doklad se vyhotovuje do 15 dnů od uskutečnění zdanitelného plnění nebo od přijetí platby (splnění dodávky nebo přijetí platby podle toho, co nastane dříve)
- Datum uskutečnění zdanitelného plnění nebo datum přijetí platby
- Předmět zdanitelného plnění a jeho rozsah – označení zboží či služby, specifikace množství
- Skutečnosti rozhodné pro stanovení daně, tj. základ daně, sazba daně, výše daně
Zjednodušený daňový doklad se vyhotovuje ihned při prodeji, pokud se nakupuje za hotové za cenu do 10 tisíc korun včetně daně. Tento doklad nemusí obsahovat údaje o kupujícím, datum vystavení dokladu. Neuvádí se základ daně a výše daně, ale uvádí se celková cena včetně daně a sazba daně. Příjemce zjednodušeného dokladu si doplní na doklad údaje o své firmě (razítkem) a sám si vypočítá základ daně a daň.