Praha - Problematika cestovních náhrad je již od 1. ledna 2007 řešena zákoníkem práce. Toto řešení nahradilo zákon o cestovních náhradách a další normy, které oblast cestovních náhrad upravovaly do té doby. Poskytování cestovních náhrad zaměstnanci závisí na typu zaměstnavatele. Částečně jiné je řešení v podnikatelském a nepodnikatelském sektoru (zaměstnavatel je stát, příspěvková organizace, školy atd.). Poskytování cestovní náhrad přitom bývá problematické zejména v podnikatelské sféře, v dalším textu se proto zaměříme především na ni.
Jaké náhrady musí zaměstnavatel poskytnout?
a) jízdních výdajů
b) jízdních výdajů k návštěvě rodiny
c) výdajů za ubytování
d) stravné
e) nutné vedlejší výdaje
Jízdní výdaje hromadným dopravním prostředkem nebo taxislužbou, výdaje za ubytování a nutné vedlejší výdaje poskytuje zaměstnavatel v zaměstnancem prokázané výši, pokud na tyto náhrady má zaměstnanec nárok. Minimální jízdní výdaje při použití vlastního vozidla a sazby stravného jsou stanoveny zákoníkem práce. Zaměstnavatel však může v kolektivní smlouvě, ve vnitřním předpisu či po dohodě se zaměstnancem vyplácet vyšší sazby. Horní hranice stravného tedy není pro zaměstnavatele limitována a může sloužit jako motivace. Totéž platí i pro náhrady při zahraniční pracovní cestě.
Sazby jízdních výdajů při použití vlastního vozidla:
a) u jednostopých vozidel a tříkolek 1,00 Kč/km
b) u osobních automobilů 3,80 Kč/km
Zákoník práce stanovuje zaměstnavatelům také povinnost poskytnout zaměstnanci zálohu na pracovní cestu (tuzemskou i zahraniční) až do předpokládané výše cestovních náhrad. Může se ale se zaměstnancem dohodnout, že zálohu neposkytne. Zákoník práce dále také umožňuje, aby zaměstnavatel se zaměstnancem dojednal paušální cestovní náhrady, a to na denní nebo měsíční bázi.
Minimální výše stravného za kalendářní den:
a) 58 korun, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,
b) 88 korun, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,
c) 138 korun, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.
Pokud bylo zaměstnanci během pracovní cesty poskytnuto jídlo, na které finančně nepřispíval, může zaměstnavatel náhrady za stravné krátit až o:
a) 70 procent v případě pracovní cesty v rozsahu 5 až 12 hodin,
b) 35 procent, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,
c) 25 procent v případě cesty delší než 18 hodin.
Lhůta pro vyúčtování zálohy
Pokud se zaměstnanec nedohodne se zaměstnavatelem jinak, je povinen do 10 dnů po ukončení pracovní cesty předložit doklady potřebné k vyúčtování cestovních náhrad. Ani po tomto termínu ale zaměstnanec neztrácí nárok na vyplacení cestovní náhrady.
Zaměstnavatel následně musí vyúčtovat náhrady do 10 dní ode dne, kdy mu zaměstnanec předal potřebné písemné doklady. Vzájemnou dohodou zaměstnavatele a zaměstnance je však možné lhůty upravit.
Daňové řešení cestovních náhrad
Cestovní náhrady do limitu stanoveného zákoníkem práce pro státní správu nejsou v případě zaměstnance předmětem daně z příjmů. Cestovní náhrady nad tento limit dani z příjmu podléhají a rovněž vchází do vyměřovacího základu zaměstnance pro výpočet sociálního a zdravotního pojištění.
Zaměstnavatel počítá do svých daňově uznatelných nákladů (výdajů) takové náhrady, které skutečně vyplatí. Jak již bylo řečeno, výše náhrad není u zaměstnavatele limitována.
