Praha - Stále více stále důležitějších dokumentů existuje pouze v digitální podobě. Jejich uchovávání je ale jen jedním z mnoha problémů, které bude potřeba v blízké budoucnosti vyřešit. Do popředí se dostává otázka elektronických podpisů a takzvaných časových razítek, které by měly digitální formě dokumentů dodat na věrohodnosti.
Bezpečnost a jistotu uložení bude zajišťovat především systém umístění dokumentu na několik úložišť. Každý dokument by tak měl v identické kopii existovat na desítkách úložišť a na různých médiích. Druh úložného média a software užívaný ke čtení dokumentů se podle prvotních návrhů budou měnit každých 10 let, metoda ukládání a cesta dokumentu od atora k uložení by se však měnit pokud možno neměly.
Digitalizace dokumentů jde ruku v ruce s rozšířením principů elektronické správy
Hlavním cílem Národního digitálního archivu je digitalizovat kromě starých tisků a vzácných listin i dokumenty státní správy. Takový krok by přiblížil realizaci e-governmentu a možnosti vyřizování většiny správních náležitostí elektronickou cestou. Další oblastí, která jistě služeb digitální archivace využije, je oblast firemní. Korporace všeho druhu budou mít zájem na uložení postupů, zápisů i direktiv a to stejně jako v případě dokumentů státní správy na velmi dlouhou dobu.
Z právního hlediska je pro využití elektronických dokumentů v procesech státní správy nebo například obchodu zásadní otázka elektronického podpisu. Ten je v podstatě specificky zašifrovanou kopií dokumentu. Dalším důležitým prvkem je tazvaná elektronická značka, která je „elektronickým podpisem institucí“ a užívá se stejně, ale v případě nefyzických osob. A nakonec podmiňuje legislativní uznání platnosti elektronických dokumentů časové razítko, které dokumentu přiřazuje specializovaná organizace (takzvaná časová autorita).
Mezikrokem cesty k digitalizaci je takzvaná elektronická spisovna, instituce která dokumenty ukládá střednědobě, od pěti do třiceti let. Po uplynutí této doby jsou dokumenty buď mazány, nebo pokud možno na neomezenou dobu zařazovány do elektronických archivů. V této podobě by měla archivační síť své služby poskytovat i veřejnosti.
Jsme jen krok od celkové digitalizace
Úplné digitalizaci veškerých dokumentů už brání jen málo věcí. V podstatě jen dvě: za prvé vysoká cena čtecích zařízení a nezvyk, které jejich využití dosud přináší. Většina z nich přitom již dnes využívá e-papír, který se při čtení chová stejně jako papír klasický. A za druhé fetišizace papíru, především knih, kdy se s šířením elektronických dokumentů stává papír stále luxusnější a osobitější věcí, což může digitalizaci zpomalit.
Řešení je přitom elegantní - e-papírová kniha, jejíž stránky dokáží měnit svůj obsah a taková „knižní jednotka“ v sobě samotné uchová tisíce titulů. Stejné řešení se nabízí i pro noviny nebo firemní dokumentaci a další „šedou literaturu“.
